Er valt weer iets te kiezen

ER VALT WEER IETS TE KIEZEN

In de huidige Nederlandse politieke situatie lijkt het alsof we elke paar weken opnieuw richting de stembus moeten. En daar zit lang niet iedereen op te wachten. Maar het deed mij er wel aan denken hoe fijn het is dat er in de wereld van de wereld van legal tech en de ‘traditionele’ advocatuurlijke kantoorautomatisering inmiddels wel weer wel wat te kiezen valt. En hoe belangrijk dat is. Toen wij in 2018 de IT-Kieswijzer introduceerde begonnen we met zo’n 80 software applicaties die specifiek gericht waren op de juridische markt. Inmiddels zijn het er bijna 140 en we hebben vast niet alle nieuwe spelers vermeld. Goed nieuws voor kantoren die om wat voor reden dan ook een applicatie willen vervangen of aanschaffen. Het is fijn als er iets te kiezen valt, toch? Maar welke keuzes zijn er zoals te maken?

Keuze 1: cloud of on-premises

Een keuze die 10 jaar geleden nog tot hoofdbrekens leidde maar nu toch wel echt in het voordeel van de (Microsoft) cloud lijkt te zijn beslecht. Maar daar ging wel wat aan vooraf.
In het eerste decennium van deze eeuw werd een beweging in gang gezet van eigen servers (on-premises) naar servers in een datacentrum ergens in Nederland die gehost werden door de (externe) systeembeheerder van het kantoor. Deze oplossing, waarbij je via tools als Citrix of een andere remote desktop tool vanaf elke pc of laptop in kon loggen in je werkomgeving had grote voordelen ten opzichte van de oude situatie en gaf aan de andere kant voldoende comfort dat IT ook buiten de deur in goede handen was. De tech-wereld ontwikkelde echter in rap tempo door en applicaties werden steeds vaker gebouwd als echte webapplicaties. Daardoor had je eigenlijk geen servers meer nodig, want de opslag van data gebeurde bij de desbetreffende leveranciers. Daardoor konden steeds meer kantoren de ‘tussenstap’ van een gehoste server in een extern datacentrum er tussenuit laten vallen. Met de opkomst van Office365, met SharePoint en Teams als opslaglocaties en Microsoft Azure voor het beheer, heeft deze trend een grote vlucht genomen. Wij zien vrijwel niet één kantoor meer die – gesteld voor de keuze – nu nog kiest voor een gehoste oplossing.
Wat we wel zien is dat sommige advocaten daarbij moeite hebben met de daarmee gepaard gaande consequentie van het elke dag ‘mee moeten zeulen’ van een eigen laptop. Althans, op voorhand. Als het eenmaal ingericht is, en mensen de verbeteringen op (met name) het gebied van snelheid, gemak en stabiliteit ervaren hebben, verdwijnen die bezwaren over het algemeen snel.
We zien dus ook dat de meeste leveranciers meegegaan zijn in deze ontwikkeling. Zo heeft Wolters Kluwer haar pakket Kleos omgebouwd naar een webversie en biedt Urios haar oplossing in beide smaken aan.

Keuze 2: all-in-one of best of breed

Vroeger was best of breed, waarbij je voor elk proces binnen je kantoor een aparte applicatie aanschaft en waarbij die applicaties onderling met elkaar communiceren, niet haalbaar voor middelgrote kantoren, laat staan voor kantoren met minder dan 30 advocaten. Het laten communiceren van applicaties met elkaar was technisch ingewikkeld en dus kostbaar. Met de beweging naar de cloud is ook dit echter enorm veranderd. Dankzij zogeheten API’s is in theorie elke (web)applicatie te koppelen en we zien dan ook dat de veel gebruikte systemen in de advocatuur inmiddels alle voor de hand liggende koppelingen al een keer gemaakt hebben. Zo is Legalsense met elk populair DMS te koppelen en kunnen CRM systemen als Hubspot of applicaties voor templates zoals DoLegal en Dstyle365/LegalWord tegenwoordig relatief eenvoudig de benodigde dossierinformatie ophalen uit zogeheten practise managementsystemen (voor de dossieradministratie).
Maar niet elk kantoor wordt blij van verschillende applicaties. Je hebt immers een wat ingewikkelder implementatietraject voor de boeg doordat met meerdere leveranciers geschakeld moet worden. Gelukkig dat er daarom nog steeds uit diverse ‘alles in één’ oplossingen gekozen kan worden. En ook dat worden er weer meer. Naast de bekende oplossingen als Kleos, Basenet en NextLegal richt het Amerikaanse CLIO zich nu ook op de Nederlandse markt en valt er dus ook binnen deze inrichting nog genoeg te kiezen. 
Een mooie ontwikkeling wat mij betreft!

Keuze 3: Documentmanagement- en praktijkmanagementsystemen

Een Document Management Systeem (DMS) is cruciaal voor het beheren van juridische documenten en e-mails. Er zijn verschillende DMS’en beschikbaar en er is dus voor ieder wat wils. Een DMS kan geïntegreerd zijn in de alles-in-één oplossing zoals hiervoor omschreven, er kan gekozen worden voor een hybride constructie (dat wil zeggen naar keuze geïntegreerd in een alles in één oplossing of als los DMS gekoppeld aan een dergelijk systeem) of een DMS echt als onderdeel van een best of breed inrichting.
En voor dat laatste scenario zien we in de markt nu veel beweging ontstaan doordat NetDocuments zich weer nadrukkelijk op Nederland richt als alternatief voor iManage en DMSforLegal/Epona365 van Epona. Dat laatste DMS is overigens, net als Intapp Documents, gebouwd op Microsoft Sharepoint en dat concept wint nu weer aan populariteit door de introductie van Microsoft Copilot365 als Generatieve AI assistent.
In de wereld van het praktijkmanagementsysteem viel het de afgelopen jaren wat tegen qua keuzes als je als kantoor voor een best of breed inrichting koos. Legalsense stevent af op een monopolypositie doordat zij veel kantoren erbij krijgt die voorheen Aderant gebruikten. Eerdere concurrenten, zoals het Zweedse Lex247 lijken niet zo hard meer aan de boom te schudden, maar voor wie van keuzes houdt is er nu gelukkig Norriq, gebaseerd op Microsoft Dynamics, die blijkens haar sponsorship op Lexpo dit jaar ook de Nederlandse markt wil gaan bestormen.

Oftewel: keuzes, keuzes, keuzes.

En dan hebben we de AI oplossingen die als paddenstoelen uit de grond schieten nog niet eens benoemd. Die bewaar ik voor een volgende blog.

Moeite met kiezen? Marjan, Rob en ik helpen je graag op weg!