Kennismanagement: de held waarvan je niet wist dat je die nodig had
AI blijft dé sterspeler binnen legal tech, maar is het je opgevallen dat kennismanagement steeds vaker in de schijnwerpers staat? En terecht. Want als je AI wilt inzetten, moet je eerst terug naar de basis: een solide fundament. En dat fundament? Dat is een sterke informatiearchitectuur (IA).
Advocatenkantoren die serieus hebben geïnvesteerd in kennismanagement, hebben hun IA op orde. Hun documenten zijn effectief georganiseerd, gestructureerd en gelabeld, zodat informatie toegankelijk en bruikbaar is. Zonder zo’n robuust fundament loopt een AI-systeem het risico onnauwkeurige analyses te maken – en dat leidt tot verkeerde conclusies en gemiste kansen.
Maar er is nóg een reden waarom kennismanagement nu relevanter is dan ooit. Veel kantoren werken al met een documentmanagementsysteem (DMS) en hebben daarin jarenlang client- en dossiergerelateerde informatie verzameld. Dat klinkt als een solide basis, toch? Niet helemaal. Want laat een AI-systeem los op die enorme berg data en je loopt het risico dat documenten worden ontsloten die helemaal niet vrijelijk door AI gebruikt mogen worden.
Een intelligent kennismanagementplatform voorkomt dit en zorgt ervoor dat AI-systemen alleen toegang krijgen tot relevante en gevalideerde informatie. Geen ongewenste verrassingen, maar juist optimaal gebruik van waardevolle kennis. Maar hoe werkt dat precies?
Door te werken met kenniscollecties kun je gestructureerd bepalen welke documenten en gegevens AI mag gebruiken. In plaats van dat een AI-systeem ongecontroleerd door een berg dossiers en documenten zoekt, stel je vooraf duidelijke kaders vast. Dit betekent dat je:
- Relevante documenten selecteert en categoriseert – Niet alle documenten binnen kantoor zijn geschikt of bedoeld voor AI-analyse. Met kenniscollecties label je expliciet welke informatie veilig gebruikt kan worden, zodat AI geen ongewenste of gevoelige gegevens ontsluit.
- Metadata en tagging toepast – Door documenten automatisch te verrijken met slimme tags en metadata, die verder gaan dan wat je DMS ondersteunt, kan AI de juiste informatie sneller vinden en correct interpreteren.
- Gecontroleerde toegang instelt – Je kunt bepalen welke teams of AI-toepassingen toegang hebben tot bepaalde kenniscollecties, zodat vertrouwelijke of dossiergebonden informatie niet zomaar in de verkeerde context terechtkomt.
- Versiebeheer en validatie regelt – AI werkt alleen optimaal met up-to-date en gevalideerde informatie. Een goed kennismanagementsysteem zorgt ervoor dat oude of onjuiste documenten niet onbedoeld worden meegenomen in analyses.
Kennismanagement als de ‘guardrails’ voor AI
Vergelijk het met een snelweg: zonder duidelijke rijbanen en vangrails kan het verkeer chaotisch en gevaarlijk worden. Kennismanagement fungeert als die vangrails voor AI binnen een advocatenkantoor. Het voorkomt dat AI-systemen gegevens gebruiken die verkeerd geïnterpreteerd kunnen worden, of dat privacygevoelige informatie zonder controle wordt ontsloten.
Met een intelligent kennismanagementplatform zorg je ervoor dat AI niet alleen slimmer werkt, maar ook veilig en betrouwbaar blijft. Zo benut je de kracht van AI zonder ongewenste verrassingen, terwijl je tegelijkertijd grip houdt op je kennis en compliance-eisen naleeft.
Een strategische noodzaak, niet slechts een technologische zet
Let wel dat effectief kennismanagement niet alleen een technologische, maar vooral een strategische en organisatorische uitdaging is. Het is geen doel op zich, maar een middel om je kantoor efficiënter, effectiever en toekomstbestendig te maken.
Hoe je optimaal gebruik maakt van kennismanagement én tegelijk de basis legt voor AI-succes? Daarover meer in mijn volgende blog. Wil je daar niet op wachten? Neem gerust contact met me op!
