De ‘big bang’ van Asselbergs & Klinkhamer

‘Met een ‘big bang’ je IT- en werkomgeving op de schop gooien en met zeven systemen een digitale werkwijze introduceren; het was prestigieus, ik weet het. Maar zoals het ons kantoor betaamt leggen we de lat graag hoog’, aldus Loesje Frankfort, Manager Business Development & Bedrijfsvoering bij Asselbergs & Klinkhamer. Een gesprek met Loesje en Eva Peeters van L-IME over het op de schop gooien van je werkomgeving en het implementeren van een ‘best of breed’ omgeving.

Vorig jaar nam Loesje contact op met L-IME. Het kantoor had haar oog laten vallen op enkele nieuwe systemen. Het kantoor wilde hiermee haar ambitie vervullen om zoveel mogelijk digitaal te werken en werkprocessen te versoepelen. Het kantoor gebruikte een dossier managementsysteem, alleen paste dit niet binnen de gewenste nieuwe manier van werken. Het was tijd om uit te kijken naar iets nieuws.

‘Met onze vernieuwde werkomgeving lekken we minder tijd, werken we efficiënter en ontplooien we weldoordacht business development en marketingactiviteiten. Ook is het declaratieproces effectiever ingericht.’

Loesje: ‘We wilden echt een slag slaan op het gebied van het verbeteren van de backoffice en onze dienstverlening. Hiervoor hadden we zwaar geschut nodig; instrumenten die ons op alle vlakken van de bedrijfsvoering zouden ontlasten. We hadden, vanuit het verleden, voorkeuren ontwikkeld voor systemen zoals Legalsense, DMSforLegal en ContactManager, maar wilden de mogelijkheden breder onderzoeken. Daarnaast waren er enkele missende puzzelstukken in de gewenste werkprocessen, waarvoor we nog naar tools zochten. In de basis wisten we wat we wilden én we wilden het snel. Alleen misten we zelf de specialistische kennis en tijd om zo’n groot project op onze schouders te nemen. We namen contact op met L-IME om onze ambitie samen mee waar te maken.’

‘Niet alleen ons werkklimaat, maar ook onze dienstverlening is verbeterd.’

 

Al snel werd Eva in de arm genomen. De maanden die volgden werd zij een verlengstuk van het kantoor. Ze interviewde samen met haar compagnon Marjan Hermkes een groot aantal medewerkers, die samen een goede afspiegeling van het kantoor vormden, en stelde op basis daarvan selectiecriteria voor de verschillende disciplines op. Ze sprak met mogelijke leveranciers en zocht naar ervaringen van andere kantoren. Eva was aanwezig tijdens demo’s en stelde de vragen die niemand anders stelde. Ze lunchte zelfs mee. Hierdoor leerde ze de organisatie op haar duimpje kennen.

 

Loesje: ‘Eva is ontzettend meedenkend, maar ook kritisch. Bovendien kent ze de praktijk, de juridische werkwijze. Het scheelt zoveel energie als je je niet continu hoeft te verdedigen waarom advocaten, en secretaresses, op een bepaalde manier werken en denken. Eva: ‘Met name door de persoonlijke interviews met alle werknemers ben je in staat te zien waar het in huidige werkprocessen stropt. Zo kon in mijn ogen het verwerken van documenten en email in dossiers efficiënter en het declaratieproces soepeler. Hieruit ontstond dan weer de vraag; hoe ga je met een andere werkwijze zo effectief mogelijk tijd registeren?’

‘De ene leverancier presenteert zijn verhaal van a tot z en de ander van z tot a. En ondertussen vallen er letters weg.’

 

Eva maakt zich vanuit haar rol bij L-IME hard om mensen mee te krijgen in tijden van verandering. Bovendien kan zij met haar ervaring en kritische kijk appels met appels vergelijken. Eva: ‘De ene leverancier presenteert zijn verhaal van a tot z en de ander van z tot a. En ondertussen vallen er letters weg. Ik stel iedereen dezelfde vragen aan de hand van een goed voorbereide checklist en leg dezelfde casussen voor. Zeker in het geval van Asselbergs & Klinkhamer, waarbij we uiteindelijk te maken hadden met zeven applicaties van vijf aanbieders, is deze kritische noot van meerwaarde.’ Loesje vult aan: ‘Ook waren we zonder Eva bijvoorbeeld nooit bij TIQ, voor het automatisch vangen van tijd, en de startup Instatree uitgekomen. Wat ook echt waardevol was, is dat de leveranciers van onze voorkeur kritisch door L-IME zijn getoetst.’

Best of breed omgeving
De ‘best of breed’ omgeving waarvoor Asselbergs & Klinkhamer uiteindelijk de handtekening zette bestaat uit zeven applicaties: Legalsense, TIQ, ContactManager, DMSforLegal, Instatree, Twinfield en Basecone. Hiertussen zat ook een startup: Instatree; voor het automatiseren van documenten aan de hand van beslisbomen en workflows. Loesje: ‘Als kantoor hebben wij geluk met een vooruitstrevende maatschap. Eén van de partners is veel met innovatie bezig. Dit werkt in je voordeel als je dit soort toepassingen volledig wil omarmen, maar ook om deze in de organisatie ingebed te krijgen. Immers, van bovenaf wordt het goede voorbeeld gegeven.’

Hindernissen nemen
Uiteraard was het niet allemaal koek en ei. Het was soms ook zwaar, zo beamen beide dames. Bijvoorbeeld om het overzicht te houden tussen de werkzaamheden van alle aanbieders en om de planning te bewaken. Ook het testen bleek soms lastiger dan verwacht, evenals de migratie, waarbij enkele hindernissen genomen moesten worden. Loesje: ‘Gelukkig was ook daar Eva weer. Als het ergens spaak liep, nam zij initiatief en schakelde met de aanbieders. Of ze belde naar andere kantoren en vroeg hoe zij bepaalde problemen opgelost hebben.’

Eva: ‘Bovendien hebben we ervoor gekozen om net voor livegang een overzichtstraining te geven van de nieuwe werkwijze. In kleine groepjes heb ik alle teamleden door de verschillende werkprocessen en systemen geloodst.‘ Loesje: ‘De leveranciers hebben zich ook allemaal van de beste kant laten zien. Van vingerwijzen was geen sprake. Was er eens een probleem? Dan werd daar onderling over gesproken en werd het opgelost, zonder ons lastig te vallen.’

‘We zijn binnen een mum van tijd getransformeerd tot digimeesters. Dat is wel erg gaaf.’

Coronavirus
Loesje: ‘Weet je, uiteindelijk kozen we ervoor om gewoon aan de slag te gaan. We moesten ook wel, gezien de coronacrisis. Wat een geluk dat we net daarvoor deze nieuwe manier van werken geïmplementeerd hadden. Nog niet alles was uitgedokterd, maar omdat iedereen verplicht was om anders te werken, heeft dat de acceptatie wel in een stroomversnelling gebracht. Alle medewerkers hadden net daarvoor een Microsoft Surface tablet annex laptop gekregen en konden overal inloggen, werken en tijdschrijven. Die overstap was een zegen, want we waren overal op voorbereid. Het coronavirus heeft onze mensen gedwongen om heel snel heel digitaal te worden. Ook de oudere generatie, eerst wat sceptisch, moest ineens videobellen. We zijn binnen een mum van tijd getransformeerd tot digimeesters. Dat is wel erg gaaf.’

Conclusie
‘Mijn conclusie? Als middelgroot kantoor kun je best gaan werken met een best of breed omgeving. Alleen als je zo breed gaat als wij dan heb je wel hulp nodig. Die hebben we met L-IME gevonden. We lekken minder tijd, werken efficiënter en kunnen gerichter marketingactiviteiten ontplooien. Hierdoor is niet alleen ons werkklimaat, maar zeker ook onze dienstverlening verbeterd,’ zo sluit Loesje af.