Digitaal procederen onder KEI; waar moet u aan denken?
KEI houdt de gemoederen binnen de advocatuur aardig bezig. Logisch, digitaal procederen gaat van invloed zijn op ieder kantoor dat procedeert. Alleen heeft u het druk en oriënteren komt nooit uit. Toch adviseren wij u om u de komende periode te verdiepen in dit onderwerp. Daarbij ondersteunen wij graag.
Om u op weg te helpen zetten wij digitaal procederen onder KEI, haar mogelijkheden en de consequenties voor u op een rij.
Wat is KEI?
KEI staat voor Kwaliteit en Innovatie rechtspraak. Het programma KEI bestaat uit twee trajecten, die gelijktijdig worden uitgevoerd:
• Modernisering van het procesrecht (uitvoering door het ministerie van Veiligheid en Justitie);
• Implementatie van verplicht digitaal procederen door professionele procespartijen (uitvoering door de Rechtspraak).
Het programma KEI in vier wetsvoorstellen
Het programma KEI omvat vier afzonderlijke wetsvoorstellen.
- KEI-I (wetsvoorstel 34 059) – Procederen in het bestuursrecht en in het civiele recht (eerste aanleg)
- KEI-II (wetsvoorstel (34 138) – Procederen in hoger beroep en cassatie
- KEI-III (wetsvoorstel (34 212) – Invoeringswet
- KEI-IV (wetsvoorstel 34 237) – Invoeringsrijkswet
Lees in de officiële bekendmaking in de Staatscourant meer over deze wetsvoorstellen en het aangepaste procesreglement.
Wat is de planning?
De implementatie van digitaal procederen onder KEI wordt gefaseerd en per rechtsgebied uitgerold vanaf 2014 en moet in 2020 zijn afgerond. Op 12 juli 2016 zijn de benodigde wetten door de Eerste Kamer aangenomen. Deze wetten treden vanaf 2017 gefaseerd in werking. Onlangs is bekend geworden dat vanaf 1 september 2017 de verplichte pilot van start gaat bij de rechtbanken Gelderland en Midden-Nederland. De huidige – niet verplichte – pilot heeft nog niet het beoogde resultaat gehad. Vanaf 15 mei 2017 kan er ook met het aansluitpunt getest worden. De verwachting is dat daarmee meer zaken aangebracht zullen gaan worden omdat in ieder geval de kantoren die aangesloten zijn bij SILEX voorzien zijn van een koppelstuk en positief staan tegenover het uitvoeren van tests.
Een gedetailleerde planning vindt u hier: https://www.rechtspraak.nl/SiteCollectionDocuments/Tijdlijn-KEI.pdf
Nieuwe basisprocedure
Niet alleen in uw werkwijze, maar ook in de terminologie verandert er veel. We zetten de vijf voornaamste wijzigingen, inclusief consequenties, voor u op een rij:
- Het verschil tussen de dagvaardingsprocedure en een verzoekschriftprocedure gaat op termijn wellicht verdwijnen. De namen wijzigen direct al en de inleidende proceshandeling voor beide procedures wordt gelijkgetrokken. Dat betekent dat een eiser Verzoeker wordt en een gedaagde Verweerder, zowel in een vorderingsprocedure als in een verzoekprocedure.
Consequentie: dit heeft invloed op uw werkproces. De kantoormodellen zullen aangepast moeten worden. De dagvaarding en conclusie van antwoord bestaan straks niet meer, dat worden het Inleidende processtuk en het Verweerschrift. - Oproeping: de verplichte betekening door een deurwaarder vervalt.
Consequentie: u mag straks kiezen: volgt u de weg van art. 112 Rv (informele betekening) of die van art. 113 Rv (betekenen via de deurwaarder)? Een keuze waar u goed over na moet denken, vooral als er verjaringstermijnen spelen en bij buitenlandse partijen. - De systematiek van de termijnen verandert en de huidige rol (en dus ook de vaste roldatum) verdwijnt. Standaard krijgt u als Verweerder straks bijv. zes weken de tijd voor een Verweerschrift, maar u mag er zelf voor kiezen om al na 1,5 week uw Verweerschrift in te dienen.
Consequentie: iedere dag dient er gecontroleerd te worden of er in uw zaken een actie vereist is. Dat maakt de praktijk een stuk dynamischer maar vergt ook een goede controle. - Regierol van de rechter. De rechter krijgt straks meer invloed op de procesgang door extra bevoegdheden, zoals het verkorten van termijnen en het plannen van regiezittingen in een vroeg stadium in de procedure.
Consequentie: een minder voorspelbaar verloop van de procedure. - Digitaal werken. U gaat straks uw processtukken uploaden in het systeem van de Rechtspraak, al dan niet rechtstreeks in de portal van de Rechtspraak of vanuit uw documentmanagementsysteem (DMS) via een koppelstuk met de portal.
Consequentie: het is nodig dat u uw word-documenten kunt omzetten naar PDF(A) met behoud van uw kantoor-opmaak en uw bijlagen digitaal beschikbaar heeft. Beschikt u over de hardware, die het mogelijk maakt om grote hoeveelheden papier te scannen (mocht uw cliënt in hard copy zijn of haar stukken aanleveren) en op welke wijze wilt gaan uploaden?
L-IME helpt u graag om deze consequenties probleemloos in uw werkproces door te voeren. Neem direct contact op voor een kosteloze KEI-kennismaking.
De hamvraag op dit moment: gaat u rechtstreeks in het webportaal van de Rechtspraak werken of met een systeemkoppeling naar uw eigen systeem?
1. Rechtstreeks in het webportaal van de Rechtspraak (Mijn Rechtspraak)
De Rechtspraak ontwikkelt een online portal waar procedures in aanhangig gemaakt kunnen worden. Ook de communicatie tussen partijen verloopt via dit webportaal. Hier vult u handmatig een formulier in om een procedure te starten. Ook kunt u stukken één voor één uploaden en downloaden. Dat portal heeft voor- en nadelen, afhankelijk van de omstandigheden rondom uw kantoor en uw praktijk.
2. Systeemkoppeling met deze portal (Aansluitpunt Rechtspraak)
Het alternatief is een systeemkoppeling met deze portal, de zogeheten System-to-System (S2S) koppeling.
Hieronder leest u meer over de mogelijkheden en verschillen.
Verschil Aansluitpunt Rechtspraak en Mijn Rechtspraak (bron: De Rechtspraak)
Wat houdt de systeemkoppeling in?
De Rechtspraak heeft de mogelijkheid geopend voor softwareontwikkelaars om een koppelstuk te ontwerpen op het portal van de Rechtspraak. Een aantal partijen is daar al mee bezig. U heeft verschillende keuzemogelijkheden, uiteenlopend van een volledig nieuw programma met een eigen webportaal tot een uitbreiding van de functionaliteit in uw huidige systeem.
Het is echter altijd 'slechts' een koppeling met het Aansluitpunt van de Rechtspraak en vervangt niet uw huidige (financiële) praktijkmanagementsysteem (FPMS) of documentmanagementsysteem (DMS) en ook – nog – niet uw eventuele roladministratie-pakket. Via het Aansluitpunt kunt u in een keer grote aantallen documenten versturen of ontvangen die geautomatiseerd van metadata worden voorzien.
Voordelen van een systeemkoppeling (bron: De Rechtspraak)
- U werkt vanuit uw eigen kantoorsysteem. U hoeft dus niet in te loggen op het beveiligde webportaal.
- U heeft minder kans op fouten, omdat u minder gegevens handmatig hoeft in te voeren.
- U kunt rechtstreeks documenten insturen vanuit uw eigen dossier-omgeving (DMS).
- U kunt meerdere documenten en meerdere zaken in een keer aanbieden. Deze kunt u automatisch metagegevens meegeven. U hoeft dus niet handmatig een document-titel en document-classificatie in te voeren.
- U kunt bepaalde gegevens automatisch opslaan in uw eigen systeem. Bijvoorbeeld de gegevens van de (advocaat van de) tegenpartij.
Nadeel van een systeemkoppeling
Werken met een systeemkoppeling betekent de aanschaf en implementatie van nieuwe software, en dus extra kosten. In hoeverre dit aspect doorslaggevend is, hangt af van hoeveel uw kantoor procedeert en wat de aard en omvang van die zaken is.
Wie zijn de aanbieders van een systeemkoppeling?
Er zijn diverse partijen bezig met de ontwikkeling van een koppeling. De volgende ontwikkelingen zijn op dit moment bij ons bekend. Staat uw leverancier er niet bij? Neemt u even contact op en laat u informeren, zodat u weet waar u aan toe bent.
Nieuwe programma's met een volledig eigen webportaal:
- Armarium
Voorzien van een koppeling met o.a. iManage Work(site), Macroview DMF Legal en ContentWorker.
- Instrumenti (Topicus - Silex)*
Voorzien van een koppeling met o.a. iManage Work(Site), Epona DMSforLegal, NetDocuments, Opentext eDocs DM5, Hyarchis Legal, d.velop D3, Macroview DMF Legal en Windows Verkenner.
Bestaande programma's met koppeling:
- BaseNet*
- CClaw
- Trivium FORTUNA en NEXTmatters
- AdvocaatCentraal
Daarnaast ontwikkelt Aneto* een los koppelstuk met de portal van de Rechtspraak, die gebruikt kan worden voor het zelf (laten) verwezenlijken van een maatwerkkoppeling met de Rechtspraak.
* Officiële testpartner van de Rechtspraak
Wat kiest u?
Of zo’n koppeling van uw systeem met dat van de Rechtspraak voor u toegevoegde waarde heeft, hangt af van het antwoord op onderstaande vragen.
- Procedeert uw kantoor veel? Zo ja, wie voert de rolhandelingen uit? De advocaat, de secretaresses of heeft uw kantoor een centrale roladministratie?
- Is de huidige werkwijze wat u betreft ook de gewenste of biedt de digitalisering van de rechtsgang een goede gelegenheid om uw werkproces eens onder de loep te nemen en eventueel anders vorm te geven (meer zelf doen of juist meer centraliseren).
- Als u procedeert gaat het dan om grote procesdossiers, met veel bijlagen bij uw processtukken, of om relatief overzichtelijke dossiers?
- Gebruikt u een document management systeem (DMS) of een praktijk management systeem (PMS)? Wilt u vanuit dat systeem rechtstreeks kunnen uploaden naar de Rechtspraak?
Afhankelijk van uw antwoorden kan L-IME samen met u bepalen welke werkwijze het beste bij u past. Samen bekijken we daarin de mogelijkheden, de consequenties en de kosten.
Flexibele werkwijze vereist
Hoe dan ook zal er een periode aanbreken dat er twee werkwijzen door elkaar gaan lopen: reeds lopende procedures worden op de ‘normale manier’ afgehandeld, terwijl nieuwe procedures digitaal gevoerd moeten gaan worden. Civiel 1.0 ziet op procedures in handelszaken bij Rechtbanken, terwijl Bestuurszaken later digitaal zullen gaan, en Verzoekschriftprocedures en Kortgedingprocedures nog weer later. Dat betekent dat u wellicht nog jaren met twee systemen moet werken. Sowieso zal de gefaseerde invoer van KEI ertoe leiden dat er de komende 3-4 jaar er telkens aanpassingen in uw werkproces doorgevoerd zullen moeten worden.
Is uw kantoor, met alle mensen die daar werken, daar klaar voor?
L-IME verfrissend eerlijk over KEI
L-IME is al vanaf het allereerste begin betrokken bij KEI. Vanuit zowel overheids-, leveranciers- als kantorenzijde kennen wij de vraagstukken én de antwoorden daarop. In heldere taal bieden wij een verfrissende kijk op de mogelijkheden. Of u nu werkt met of zonder een PMS- of DMS systeem, pak het KEI-momentum om uw werkproces samen met L-IME onder de loep te nemen. Op die manier bent u gegarandeerd van een succesvolle implementatie van KEI. Neem gewoon eens contact op. Een vrijblijvend gesprek kan veel opheldering én rust geven.